Disclaimer: Bitte prüfe selbst vorab sorgfältig, ob ein – wie im Beitrag skizzierter Umgang mit privaten und dienstlichen E-Mails – datenschutz- und dienstrechtlich für dich möglich ist. Der Autor beschreibt hier eine technische Möglichkeit, was nicht gleichsetzbar damit ist, dass er diese Möglichkeit auch selbst so praktiziert!

Die E-Mail ist auch im Jahr 2023, also mehr als fünf Jahrzente nachdem der erste „elektronische Brief“ verschickt wurde, – je nach Kontext – ein relevantes Kommunikationsmedium. Zwar haben ihr im privaten Bereich mittlerweile Social-Media- und/oder Instant-Messenger-Apps den Rang abgelaufen. In schulischen bzw. dienstlichen Belangen von Lehrkräften spielt sie jedoch nach wie vor eine bedeutende Rolle.

Table of Contents

1. E-Mail-Programme ftw

Ich empfange, verfasse, versende und verwalte meine privaten und dienstlichen E-Mails am liebsten mit Hilfe eines E-Mail-Programms an einem Desktop-Computer. Folgende Vorteile schätze ich daran:

E-Mails können unabhängig von einer bestehenden Internetverbindung als Entwürfe (vor-)verfasst werden.
Das persönliche E-Mail-Archiv kann offline lokal verfügbar gemacht und verwaltet werden.
Die Möglichkeiten manueller Backups, z. B. auf externe Speichermedien, sind in der Regel ohne großen Aufwand möglich.
E-Mail-Programme lassen sich in aller Regel mannigfaltig anpassen und ggf. sogar als PIM-Suite (Personal Information Management Suite) zur Verwaltung von E-Mails, Kontakt- und Kalenderdaten sowie für Aufgaben verwenden.

2. (M)eine gute Wahl: Mozilla Thunderbird

Die am meisten genutzten E-Mail-Clients auf den unterschiedlichsten Desktops sind u. a. Apple Mail, Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird. Mein Favorit in Sachen E-Mail-Programme ist Mozilla Thunderbird, weil es erstens „frei“ – im Sinne von Open-Source-Software -, zweitens kostenlos, drittens für alle relevanten (Desktop-)Betriebssysteme verfügbar und viertens durch Erweiterungen sehr gut an die eigenen Vorlieben anpassbar ist.

2.1 Hinweis und Verweis vorab: Allgemeine Einrichtung von Thunderbird

In den meisten E-Mail-Programmen ist es recht einfach eines oder mehrere Konten von einem oder mehreren E-Mail-Providern per IMAP oder POP3 für den Empfang und per SMTP für den Versand hinzuzufügen. Die Einrichtung erfolgt sowohl für private als auch dienstliche E-Mail-Konten in Thunderbird nach demselben Schhema, sofern die Konten IMAP, POP3 und SMTP unterstützen.

Da dieser Beitrag aufgrund seines thematischen Schwerpunkts nicht erläutern soll, wie E-Mail-Konten allgemein in Thunderbird angelegt und genutzt werden können, möchte ich an dieser Stelle zumindest auf die ausführlichen deutschsprachigen Schritt-für-Schritt-Anleitungen verweisen, die das Lexikon von thunderbird-mail.de bietet:

2.2 Anleitung: Unterschiedliche Profile für unterschiedliche Kontexte einrichten

Es ist eine Glaubensfrage: Viele Nutzer:innen schätzen es, wenn sie in ihrem E-Mail-Programm all ihre E-Mailkonten auf einen Blick verfügbar haben und nutzen können. Mir widerstrebt das. Ich verwalte meine privaten und dienstlichen E-Mail-Daten gern getrennt voneinander, um eine für mich leichtere Abgrenzung zwischen Privat- und „Lehrerleben“ bewerkstelligen zu können.

Falls ein separates Dienstgerät vorhanden und regelmäßig im Einsatz ist, fällt die Abgrenzung zwischen privaten und dienstlichen E-Mail-Daten recht leicht. Auf dem Dienstgerät werden dann i. d. R. nur die dienstlichen E-Mail-Konten hinzugefügt und auf den privaten Endgeräten nur die privaten Konten.

Sollte jedoch nur ein Gerät verfügbar sein, könnte eine Auseinandersetzung mit der Profilverwaltung von Thunderbird sinnvoll erscheinen.¹

Nachfolgend soll kurz aufgezeigt werden, wie in Thunderbird² exemplarisch die zwei Profile

Privat und
Schule

angelegt und künftig beim Start der Software stets ausgewählt werden können:

Schritt 1: Profilmanager bei geschlossenem Thunderbird starten

[ ] „Ausführen“-Dialog öffnen (Windows-Taste + R) und
[ ] „thunderbird -p“ eingeben und mit der Eingabetaste oder einem Linksklick auf „OK“ bestätigen

Schritt 2: Thunderbird-Profilverwaltung zum Anlegen neuer Profile verwenden

[ ] Schaltfläche „Profil erstellen…“ per Linksklick bestätigen

Schritt 3: Thunderbird-Profilassistent zum Anlegen neuer Profile verwenden

[ ] Schaltfläche „Weiter“ per Linksklick bestätigen

Schritt 4: Thunderbird-Profilassistent: Profilnamen vergeben

[ ] Profilnamen eingeben und bestätigen, z. B. „Privat“

Schritt 5: Thunderbird-Profilassistenz: Ordner anlegen und auswählen

[ ] Schaltfläche „Ordner wählen“ per Linksklick bestätigen

[ ] Schaltfläche „Neuer Ordner“ per Linksklick bestätigen,
[ ] Ordner benennen, z. B. „privat“, und

[ ] Schaltfläche „Ordner auswählen“ per Linksklick bestätigen
[ ] Schaltfläche „Fertigstellen“ per Linksklick bestätigen

Schritt 6: Profilmanager beim Starten von Thunderbird jedes Mal öffnen

[ ] Häkchen bei „Gewähltes Profil beim Start ohne Nachfrage verwenden entfernen“

So wird gewährleistet, dass man bei jedem Start des E-Mail-Programms die Wahl hat, welches Profil gestartet werden soll.

Beitragsbild: Anrita1705 in: Pixabay. (Letzter Zugriff: 17.12.2023)

Weil ich viele Menschen kenne, die am Desktop Microsoft Outlook nutzen, möchte ich zumindest in dieser Fußnote darauf hinweisen, dass auch die Software aus Redmond die Möglichkeit bietet, separate Profile anzulegen, zu nutzen und zu verwalten. ↩︎
Diesem Beitrag wurde folgende Mozilla-Thunderbird-Version zugrundegelegt: 115.5.2 (64 Bit, Windows 10). Da es sich bei der Profilverwalung in Thunderbird eher um ein allgemeines Funktionsprinzip handelt, haben die meisten Aspekte der oben stehenden Erklärung für andere Versionen der Software, auch auf anderen Betriebssystem, weitgehend dieselbe Gültigkeit. Nichtsdestotrotz sei an dieser Stelle auch noch einmal auf die offiziellen Hilfeseiten von Mozilla zu diesem Thema verwiesen. ↩︎

Private vs. dienstliche E-Mails: Unterschiedliche Profile mit Mozilla Thunderbird nutzen